Digitale Immobilienakte

Sie kennen das Problem? Die die alljährliche Belegprüfung durch die Beiräte der WEG’s steht an und Sie als Verwalter müssen für jedes Objekt pro Verwaltungsbeirat einen Ordner mit allen zu prüfenden Belegen erstellen? Gesetzlich vorgeschrieben ist außerdem eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist pro Einheit und Jahr, was enorm viel Stauraum verschlingt.

Damit ist jetzt Schluss. Durch die digitale Immobilienakte werden künftig alle abrechnungsrelevanten Daten, Dokumente, Akten und Belege automatisiert aus Ihrem ERP-System in den Digitale Immobilienakte überführt, ein neues Wirtschaftsjahr angelegt und die Belegstruktur aus dem ERP-System übernommen. So finden sich die Buchhalter und Immobilienbetreuer des Verwalters beim Prüfen der abrechnungsrelevanten Dokumente in der digitalen Immobilienakte genauso schnell zurecht, wie die Beiräte der WEG´s. Alle Informationen sind übersichtlich strukturiert und mit wenigen Klicks abrufbar. Das macht die Belegprüfung einfacher als je zuvor.

Im Bereich der Vermietung und Verwaltung von Wohneigentum scheuen sich jedoch viele Unternehmen oft noch vor der digitalen Ablage ihrer Akten und Dokumente. Die Gründe dafür sind vielfältig. Einer davon sind die komplexen Strukturen im Bereich Immobilien, da ein Dokument mehreren Akten gleichzeitig zugeordnet ist. Die digitale Immobilienakte bildet deshalb bei der Ablage der Dokumente eine individuelle Struktur ab, die für die jeweiligen Beteiligten wichtig und logisch ist, ohne dabei Redundanzen zu erzeugen.

Also, worauf warten Sie noch? Reduzieren Sie Lagerfläche für Akten und steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Schaffen Sie Wohnraum statt Stauraum. Mit digitalen Immobilienakten, der intelligenten Lösung für die Verwaltung Immobilien.

An der Verwaltung von Immobilien sind immer mehrere Personen beteiligt. Und diese arbeiten nicht immer in Ihrem Unternehmen. Zum Beispiel die Beiräte der WEG’s. Um Ihnen die benötigten Dokumente und Belege alljährlich zur Verfügung zu stellen, braucht es viel Arbeit, Zeit und vor allem Papier. Dazu kommt der enorme Platzbedarf. Denn auf Grund der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen benötigen Sie zusätzlich einen sicheren Ort, an dem die Akten in Papierform lagern.

Mit der digitalen Lösung zur Verwaltung Ihrer WEG’s gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Denn dank modernster Web- und Sicherheitstechnologien kann der gesamte Prüfprozess an jedem beliebigen Ort und natürlich auch ganz bequem von zu Hause aus stattfinden. Dabei erhält jede Person nur auf die Unterlagen und Informationen Zugriff, für welche Sie auch die entsprechende Berechtigung besitzt. Die hohen Vorgaben an Datenschutz und Compliance werden dadurch stets eingehalten.