Mit der neuen digitalen Belegakte der CTO Balzuweit GmbH spart die Bietigheimer Wohnbau GmbH künftig pro Jahr Stauraum für 1000 Aktenordner.
Einmal im Jahr muss jeder Immobilienverwalter für jedes Objekt über sämtliche Ausgaben und Abrechnungen alle erforderlichen Dokumente zusammenstellen und den Verwaltungsbeiräten der Eigentümergemeinschaft zur Prüfung zur Verfügung stellen. Dazu wurden bisher für jedes Objekt mit durchschnittlich drei Beiräten jeweils drei mit Dokumenten prall gefüllte A4-Ordner erstellt, ordentlich gegliedert durch haufenweise Dokumententrenner.
Diese Ordner werden dann von den Beiräten geprüft. Bei Rückfragen können sie sich an ihre jeweiligen Immobilienbetreuer wenden. Wenn der Abstimmungsprozess abgeschlossen ist und das Wirtschaftsjahr von den Beiräten abgenommen sowie von der Eigentümerversammlung bestätigt wurde, wird der Vorgang geschlossen und muss dann gesetzlich verpflichtend für zehn Jahre aufbewahrt werden.
Und so wandern bei ca. 1.000 zu betreuenden Immobilien jährlich 1.000 Ordner in ein Archiv. Nach zehn Jahren befinden sich dort dann 10.000 Ordner! Schon allein der Platzbedarf hat die Bietigheimer Wohnbau GmbH dazu bewogen, sich für dieses Problem nach einer digitalen Lösung umzusehen. Denn die Lagerkosten bei den heutigen Immobilienpreisen sind immens. Außerdem wollte man den Beiräten und den Immobilienbetreuern die Belegprüfung auch auf digitalem Weg ermöglichen.
In Zusammenarbeit mit der CTO Balzuweit GmbH entstand daher das Projekt „Digitale Immobilienakte“. Auf Basis der bereits bei der Bietigheimer Wohnbau GmbH im Einsatz befindlichen Software Documents entwarf das Team der CTO eine digitale Akte – maßgeschneidert auf die Bedürfnisse des Immobilienunternehmens.
Zunächst wurde analog dem Aufbau eines bisher papierbasierten Ordners eine digitale Aktenstruktur geschaffen. Danach wurde der Weg des Datentransports vom führenden System SAP-Blue-Eagle von Aareon ins DMS festgelegt und aufgrund der enormen Datenmengen nachjustiert. Anschließend musste das Thema Zugriffsrechte intelligent gelöst werden, um den Beiräten nur bedingte Rechte wie bspw. Leserechte zu gewähren und wiederum den Mitarbeitern der Bietigheimer Wohnbau GmbH weitergehende Rechte einzuräumen. Dadurch, dass die Belegordner am Ende auch bequem übers Internet einsehbar sein sollten, waren die Anforderungen an die Sicherheit dabei von größter Bedeutung.
Nach ein paar Monaten intensiver Projektarbeit und diverser Tests ist die digitale Immobilienakte nun im Einsatz und wird von den ersten Beiräten bereits genutzt. So schafft die Bietigheimer Wohnbau GmbH nicht nur Wohnraum, sondern vor allem auch Stauraum in ihren Archiven.
