Die Landschaft des Rechnungsmanagements in Unternehmen steht vor einer umfassenden Transformation. Besonders im Bereich der Geschäft-zu-Geschäft-Transaktionen bahnt sich eine entscheidende Neuerung an: Mit Beginn des Jahres 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für B2B-Geschäfte verpflichtend. Diese richtungsweisende Maßnahme ist im Rahmen des Gesetzes für Wachstumschancen festgelegt, welches den Bundestag verabschiedet wurde. Aber welche konkreten Veränderungen sind geplant und welche Auswirkungen haben diese auf Ihr Geschäft? Nachfolgend erhalten Sie einen umfassenden Überblick.
Die Hintergründe
Im Zuge der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Berichtswesens geplant, das die bisherigen zusammenfassenden Meldungen ersetzen soll. Dieser Schritt ist für das Jahr 2028 vorgesehen. In Vorbereitung darauf tritt ab 2024 eine neue Definition des Begriffs “Elektronische Rechnung” in Kraft. Deutschland hat vor diesem Hintergrund einen Entwurf für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung vorgelegt, der am 25. Juli 2023 vom EU-Rat gebilligt wurde, was den Weg für eine neue Ära im Rechnungsmanagement ebnet.
Die Änderungen
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung führt zu einer Reihe von Neuerungen, die für Unternehmer im B2B-Segment relevant sind:
- Ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen und anderen Rechnungsarten differenziert. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das den europäischen Normen genügt, wie beispielsweise die Formate XRechnung oder ZUGFeRD 2.x.
- Die Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
- Es sind Übergangsfristen vorgesehen, während derer bis Ende 2026 bzw. 2027 unter bestimmten Voraussetzungen noch Papierrechnungen und elektronische Rechnungen im alten Format akzeptiert werden.
- Ab dem Jahr 2028 müssen alle elektronischen Rechnungen den neuen Anforderungen genügen.
Die Empfehlungen
Angesichts dieser Entwicklungen ist es ratsam, sich frühzeitig mit den anstehenden Änderungen auseinanderzusetzen:
- Unternehmen sollten ihre derzeitigen Rechnungsprozesse überprüfen und an die neuen Anforderungen anpassen.
- Die Implementierung von Projekten zur Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung sollte zeitnah angegangen werden, um notwendige Ressourcen und Strukturen zu schaffen.
- Technologische Anpassungen, insbesondere für die Nutzung von EDI-Verfahren, sollten vorbereitet werden.
- Mitarbeiterschulungen können dazu beitragen, den Übergang zu den neuen Prozessen zu erleichtern.
Fazit:
Elektronische Rechnungen als Chance Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Segment stellt zwar eine Herausforderung dar, bietet aber auch die Möglichkeit, das Rechnungsmanagement zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten. Die Auseinandersetzung mit den kommenden Änderungen und die frühzeitige Planung können Unternehmen dabei unterstützen, diesen Übergang erfolgreich zu meistern.
Die gute Nachricht: Die Lösungen von CLARC sind bereits darauf vorbereitet. Die E-Rechnung verspricht also auch zahlreiche Vorteile wie Kostensenkung, erhöhte Transparenz und Genauigkeit, sowie eine effizientere und automatisierte Buchhaltung. Mit digitalen Ausgangsrechnungen sind Sie daher nicht nur auf der sicheren Seite, was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben betrifft, sondern setzen auch ein Zeichen in Richtung Digitalisierung und Nachhaltigkeit.
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