Zur papierlosen Eingangsrechnung in nur 5 Monaten

Ein straffes Programm hatte sich der Verpackungsmittel-Hersteller Constantia Flexibles auferlegt, als er sich entschloss, mit der CTO Balzuweit GmbH aus Stuttgart eine digitale Rechnungseingangsbearbeitung einzuführen – mit einem Zeitrahmen von fünf Monaten. Constantia hat mittlerweile einen automatisierten Rechnungsprüfungsworkflow in Verbindung mit SAP etabliert, der die Bearbeitung beschleunigt, Fehler minimiert und hilft, Compliance-Richtlinien umzusetzen.

Wie in großen Unternehmen üblich, verfügt auch Constantia Flexibles über eine heterogene Systemlandschaft, die mitunter auch Warenwirtschaftssysteme beinhaltet. Um diese reibungslos mit dem SAP ERP zu verbinden, war eine gründliche Vorbereitung nötig, die viele Gespräche mit den unterschiedlichen Fachbereichen beinhaltete. Durch die fundierte Projekterfahrung der Kollegen von CTO im Bereich Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP bildete der daraufhin gewonnene Überblick jedoch eine stabile Basis für eine erfolgreiche Projektumsetzung.

Verschiedene Gesprächs- und Präsentationstermine sowie der anschließende Workshop ergaben, dass CLARC Invoice for SAP die gewünschten Anforderungen bestmöglich abdeckt. Neben der einfachen Integrationsfähigkeit in die bestehende Systemlandschaft zeichnet sich die Lösung vor allem durch ihre gute Übersicht und lückenlosen Nachweis aller Aktionen der am Rechnungsfreigabeprozess beteiligten Personen aus. So werden Compliance-Richtlinien bestmöglich umgesetzt.

Im März 2015 erarbeitete CTO gemeinsam mit Mitarbeitern aus den unterschiedlichen Bereichen und Gesellschaften der Constantia Flexibles einen Prototyp für das Projekt. Hierbei wurde aufmerksam darauf geachtet im globalen Prozessstandard zu bleiben. Die zeitliche Zielsetzung lautete, das Projekt noch vor den Vorbereitungen des Jahresabschlusses zu Ende zu bringen. Der ehrgeizige Implementierungszeitraum von fünf Monaten stellte dabei eine Herausforderung für alle Beteiligten dar, die aber dank guter Zusammenarbeit bewältig wurde.

Ein Aspekt des Projekts war der Freigabeworkflow für den Fall, dass eine Abweichung von Rechnungs- und Wareneingang vorliegt. Dabei wurden zwei verschiedene Fälle berücksichtigt: Rechnungsfreigabe mit und ohne Bestellbezug. War ein Bestellbezug vorhanden, konnte die eingehende Rechnung zugeordnet werden. Hier lautete die Zielsetzung, ein möglichst hohe Dunkelbuchungsrate zu erzielen, was mit der eingesetzten Lösung auch umgehend erreicht wurde.

Im Falle von Rechnung ohne Bestellbezug gestaltete sich das Vorgehen komplexer, denn dabei gibt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen, zum Beispiel: Wer ist der Rechnungsempfänger? Wer ist der Freigabe- und Kostenstellenverantwortliche? Welche Kontierungskombinationen dürfen durch den sachlich/fachlich Prüfer eingetragen werden? Der Kostenstellenverantwortliche und die betragsabhängigen Vorgesetztenstufen können vom Kunden per Customizing gepflegt werden. Dies macht eine weitgehend automatische Ermittlung der  Empfänger von Workflowfreigaben möglich. Dadurch ist Constantia in der Lage – betragsabhängig – einen n-stufigen Workflow zu erzeugen.

Üblicherweise nimmt die Testphase in derartigen Projekten auf Grund der Vielzahl an Buchungskreisen und der komplexen Einbindung der Lösung in die Systemlandschaft einen hohen Stellenwert ein, der häufig unterschätzt wird. Im vorliegenden Projekt sorgte vor allem der straffe Zeitplan für eine ungewöhnliche Lösung bei der Umsetzung der Testphase: Man entschied sich für einen iterativen Testvorgang, der mit mehreren Beratern parallel an zwei Standorten – nämlich in Deutschland und Österreich – durchgeführt wurde. Durch eine enge Abstimmung zwischen dem Team bei Constantia und den Berater der CTO, verlief die Testphase erfolgreich.

Nach dem Going Live fand eine anschließende Betreuung von Constantia Flexibles durch CTO statt, in deren Rahmen weitere Features in den Prozess eingebunden wurden. Eine Analyse des Einkaufs ergab beispielsweise, dass sich die Belegdurchlaufzeiten weiter verbessern lassen: So werden zuständige Einkäufer kreditorenlandabhängig erst dann von fehlendem Wareneingang informiert, wenn eine definierte Karenzzeit erreicht ist. Dabei wird stündlich ermittelt, ob ein Wareneingang für eine Rechnung erfolgt ist. Trifft die bestellte Ware nach einer festgelegten Zeit nicht ein, erhält der verantwortliche Einkäufer eine Benachrichtigung. Hierbei kann zwischen Kreditoren aus dem Schengenraum und Überseekreditoren unterschieden werden. Neben einem solchen „Wareneinganstimer“, der die Freigabe in Abhängigkeit des Wareneingangs steuert, wurde auch eine szenarioabhängige Empfängerfindung implementiert. Inzwischen wurden 33 Buchungskreise mit in den Prozess aufgenommen.