Die Envases Öhringen GmbH setzt auf die automatische Rechnungseingangsbearbeitung mit CLARC.
Der Kunde
Die Envases Öhringen GmbH, 1871 gegründet von Karl Huber, produziert im Produktsegment INDUSTRIAL hochwertige Weißblechverpackungen für Farben und Lacke, chemische Produkte und bestimmte Lebensmittel. Im Sortimentsbereich BEVERAGE ist die Envases Öhringen GmbH auf die Herstellung von Partyfässern aus Weißblech spezialisiert und damit Weltmarktführer in diesem Marktsegment. In der eigenen, modernen Druckerei werden die Bleche für die verschiedensten Verpackungen in Fotoqualität bedruckt. Sitz des Mutterkonzerns ist Öhringen in Baden-Württemberg. An drei Standorten in Deutschland, Österreich und Ungarn sind rund 600 Mitarbeiter beschäftigt.
Die Highlights
Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick
Schnellerer Rechnungsdurchlauf:
vorher ca. 4 – heute 1,5 Tage
Transparenz über Status der Rechnungsbearbeitung
Verbesserte Qualität der Rechnungsprüfung
Einhaltung von Skontofristen
Zentrale Archivierung
Prüfprotokoll zum vollständigen Prozess
Das Projekt
Die automatisierte Rechnungsprüfung der Lieferantenrechnungen war für die Envases Öhringen GmbH schon seit der Implementierung von SAP (ECC 6.0) eine Option gewesen, um die Prozesse der Rechnungsprüfung zu optimieren. Auch dass nur wenig Finanzbuchhalter die Flut an Lieferantenrechnung zu bearbeiten haben war projektentscheidend. Nach der Stabilisierung der neu eingeführten SAP-Prozesse bei der Envases Öhringen GmbH entschloss man sich im 1. Quartal 2012 eine entsprechende Lösung einzusetzen. Damit versprach man sich nicht nur dem wachsenden Aufkommen an Eingangsdokumenten Herr zu werden, sondern auch die Durchlaufzeiten der Bearbeitung drastisch zu verkürzen.
Mit einer solchen Prozessoptimierung zielte die Envases Öhringen GmbH auf mehr Transparenz und eine Ablaufsicherheit ab, die eine periodengerechte Verbuchung ermöglicht. Dass damit auch eine bessere Skonto-Ausnutzung verbunden ist, setzte man hier voraus. Die effektive Gestaltung der bestehenden Workflows war ein weiterer Grund. Dadurch konnte sichergestellt werden, dass die Prozesse auch nach dem 4-Augenprinzip ablaufen.
Die Herausforderung
Gewünscht war von der Envases Öhringen GmbH, dass alle Eingangsrechnungen zentral eingehen, um dort für die nächsten Prozessschritte eingescannt zu werden. Hierfür mussten alle Lieferanten informiert werden, dass Rechnungen ab diesem Zeitpunkt nur noch an den zentralen Rechnungseingangsservice in Öhringen geschickt werden dürfen.
Je nach Freigabestufe oder Betragshöhe sind Eingangsrechnungen bei der Envases Öhringen GmbH zusätzlich vom Management freizugegeben. Da hier primär mit mobilen Endgeräten gearbeitet wird, war ein ausschließlicher Anwender-Zugriff für den Prozess der Rechnungseingänge in SAP nicht zielführend. Aufgrund dessen entschied sich das Projektteam für ein Webportal als zentrale Anwenderoberfläche. Von dieser browserbasierten Lösung aus können eingehende Dokumente SAP-unabhängig bearbeitet werden und per Freigabeklick nach SAP übergeben werden.
Bei einigen der eingehenden Rechnungen und Belegen der Envases Öhringen GmbH liegt ein spezieller Aufbau des Dokumenteninhalts vor, der vom OCR automatisch erkannt werden sollte. Dafür optimierte die CTO Balzuweit GmbH die OCR-Anwendung: Sie definierte die entsprechenden Felder und trainierte das System dahingehend an. Damit ist der Workflow der Eingangsrechnungsbearbeitung für die Envases Öhringen GmbH sehr anwenderfreundlich geworden. Das Antrainieren konnten die Anwender nach der Mitarbeiter-Schulung leicht selbst übernehmen.
Die Lösung
„Die CTO Balzuweit GmbH ist unser langjähriger Partner im ECM-Bereich – mit großer Kompetenz und Zuverlässigkeit.“ so Alfred Engel, IT-Leiter bei der Envases Öhringen GmbH. Dort hat man sich zuvor eigeninitiativ auf Foren, Messen und Web-Casting´s über unterschiedliche Anbieter im SAP-Umfeld informiert, um eine objektive Entscheidung fällen zu können.
Als Grundlage im Entscheidungsprozess führte die Envases Öhringen GmbH eine interne Analyse und Bedarfsermittlung der Rechnungseingangsbearbeitung durch. Mit einer solchen konkreten Anforderungsaufstellung war eine zielgenaue Suche nach dem passenden Anbieter gegeben. Die Envases Öhringen GmbH favorisierte nach sorgfältiger Anbieteranalyse die CTO Balzuweit GmbH mit ihrer Lösung CLARC Invoice for SAP, da die CTO-Lösung dem Anforderungsprofil am nächsten kam.
Vor Einführung von CLARC Invoice for SAP wurden die Dokumente in der Abteilung Finanzen im SAP gebucht, mit Barcodes versehen und abschließend eingescannt. So konnten alle digitalisierten Eingangsrechnungen den entsprechenden Vorgängen in SAP zugeordnet und entsprechend archiviert werden. Dieser Ablauf sollte nun ersetzt werden durch eine effizientere Abwicklung, in dem schon zu Beginn des Prozess die Belege eingescannt und somit im weiteren Verlauf digital verarbeitet werden können. Rechnungsdokumente werden dabei nicht nur elektronisch archiviert, sondern auch während dem Prüfungsprozess per Workflow digital durch das Unternehmen geführt.
Zu Beginn des Projekts kamen in einem Analyse-Workshop das Projektteam unter Führung von Frank Herbrechter, FI-Leiter bei der Envases Öhringen GmbH sowie zwei Berater der CTO zusammen. Zu den Inhalten des Workshops gehörten die Besprechung der Systemanforderungen und -voraussetzungen (Hard- und Software) sowie die Vereinbarung eines einheitlichen Reportings innerhalb des Projektes.
Gemeinsam analysierte das Projektteam die unternehmensspezifischen Regeln in der Rechnungsbearbeitung, wie Unterschriftenregelung, Betragsgrenzen und zugehörige Freigabeberechtigungen. Von Seiten der Envases Öhringen GmbH wurde ein konkreter Ressourcenplan aufgestellt, der sicherstellte, dass – vor allem in der Testphase – genügend Mitarbeiter zur Verfügung standen.
Die vorhandene Personalstruktur wurde – abhängig der Qualifikation – in die drei zukünftigen Etappen aufgeteilt:
1. Direktes Scannen der eingehenden Rechnungen.
2. Sichtprüfung der – per OCR-ausgelesenen – Rechnungsdaten am Validierungsarbeitsplatz sowie der Abgleich mit den Daten aus SAP.
3. Start des Freigabe-Workflows bzw. Verbuchung der Rechnungen in der Finanzbuchhaltung. Für die Testphase selbst nahm sich das Projektteam ausreichend Zeit. In dieser Zeit bearbeitete das Team der Envases Öhringen GmbH mit der neuen, automatischen Rechnungsprüfung das Tagesgeschäft. Die CTO betreute dabei parallel die Testanwendung und passte die Software an aufkommende Anforderungen des Kunden an.
Die Lösung war an die individuellen Prozesse und Anforderungen des Unternehmens angepasst und CLARC Invoice for SAP konnte so vom Kunden abgenommen werden. Mit dem Echtstart wurde das System von einem Testarbeitsplatz auf drei produktive Validierungsarbeitsplätze erweitert. Umgesetzt wurde die automatische Rechnungsprüfung am Standort Öhringen, wo die zentrale Finanzbuchhaltung angesiedelt ist. Mit der Anwenderschulung durch die CTO waren die Mitarbeiter der Envases Öhringen GmbH eingearbeitet und konnten sofort in der neuen Anwendung arbeiten. Heute werden eingehende Dokumente an sieben Scan-Arbeitsplätzen verarbeitet, bevor sie zur Validierung weiter geleitet werden.
Das Fazit
Dank vorausgegangener Projekte mit der CTO waren die Anwender bei der Envases Öhringen GmbH und die CTO-Berater bereits ein eingespieltes Team, das auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit begründet war. „Das Projekt wurde ‚in time and budget‘ abgeschlossen und kann als erfolgreich abgehakt werden.“ versicherte Engel. „Auch die Schulungen der Mitarbeiter reichten aus, um nahtlos in das Tagesgeschäft überzugehen.“
Heute profitiert die Envases Öhringen GmbH davon, dass Skontofristen, kürzere Durchlaufzeiten und damit auch ein genauerer Monatsabschluss eingehalten werden können. Mit einer aktuellen Status-Übersicht zu den einzelnen Rechnungsstand und der automatisiert Vertreterregelung bleibt zudem ‚nichts liegen‘.
Mittelfristig möchte die Envases Öhringen GmbH den automatischen Workflow zur digitalen Rechnungsbearbeitung an alle Standorte anbinden – in und außerhalb Deutschlands. Im ersten Schritt wurde CLARC Invoice for SAP im Werk Öhringen implementiert.
Etwa 100 Mitarbeiter sind heute in unterschiedlicher Form im Freigabeworkflow involviert. Davon verarbeiten Mitarbeiter an fünf Scan-Arbeitsplätzen die eingehenden Dokumente, während drei Mitarbeiter die eingescannten Eingangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung validieren und an den weiteren Freigabe-Workflow übergeben.
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