Digitale Energie bei der Schluchseewerk AG - CTO führt die digitale Personalakte ein

Von der Kraft des Wassers getrieben, erzeugt die Schluchseewerk AG in fünf Kraftwerken mit insgesamt 20 Maschinensätzen jährlich rund 2,2 Milliarden Kilowattstunden Strom – das entspricht dem Jahresverbrauch von ungefähr 630 000 Haushalten. Zudem ist mit dem Schluchsee der größte Akku Deutschlands fest in die Erzeugung und Speicherung sauberen Stroms integriert. Dem kommt in einer Zeit wachsender Stromerzeugung durch schwankende Energiequellen, wie Windkraft und Fotovoltaik, besondere Bedeutung zu. Denn die Fähigkeit, sekundenschnell Strom zu liefern, wenn er gebraucht wird, das Stromnetz zu entlasten und überschüssigen Strom einzuspeichern, Regel- und Blindenergie zu liefern, kollabierte Stromnetze wiederaufzubauen und vieles mehr passt perfekt zum Bedarf der Energieversorgung von heute und morgen. Kurzum: Die Schluchseewerk AG ist seit jeher und auch in Zukunft ein wichtiger Baustein der Energieversorgung in Deutschland.

Genau wie der erzeugte Strom sollten künftig auch die Personalakten der ca. 315 Mitarbeitenden sekundenschnell und bereichsübergreifend verfügbar sein. Mit den bestehenden Personalakten in Papierform war dieses Ziel jedoch nicht zu erreichen. Der Zeitaufwand für die Ablage, Suche und Verteilung von Schriftstücken war hoch, die Übersichtlichkeit hingegen begrenzt. Auf Grund der zentralen Lagerung der Dokumente wurden zum Teil mehrere Kopien erstellt, um eine Mehrfachnutzung an den entsprechenden Stellen im Unternehmen zu ermöglichen. Eine Stichwortsuche oder allgemeine Auswertung der Akten war nicht möglich. Zusätzlich erschwerten die Personalakten in Papierform die Einhaltung gesetzlicher Löschfristen. Damit man auch im Bereich des Personalmanagements für die Zukunft gerüstet ist, musste daher eine digitale Lösung für diese Probleme gefunden werden.

Die Einführung der digitalen Personalakte ist mit der „Ready to run“ Software Lösung der CTO Balzuweit GmbH problemlos möglich. Im Falle der Schluchseewerk AG war jedoch ein sehr detailliertes Berechtigungskonzept gefordert. Die Zugriffsberechtigungen für Personen und Bereiche im Unternehmen mussten teilweise bis auf einzelne Dokumentebenen heruntergebrochen werden. Die intelligente Rechtevergabe der digitalen Personalakte ermöglicht es jedoch, dass die Nutzenden, je nach Rolle und individueller Berechtigung, nur auf genau die Informationen Zugriff hat, die auch für ihn bestimmt sind. Ganz gleich, ob Mitarbeitende, Personalsachbearbeitende, Führungskräfte oder Betriebsrat.

Das integrierte Fristenmanagement und die Benachrichtigungsfunktion der digitalen Personalakte erinnert dabei nicht nur zuverlässig an alle Fristen, Wiedervorlagen und To-do‘s, sondern überwacht auch wichtige, gesetzliche, Löschfristen und erinnert automatisiert an diese. Die Mitarbeitenden im Personalmanagement werden somit spürbar entlastet. Mit der Software können außerdem auch verschiedene Workflows innerhalb des Personalmanagements abgebildet werden. Dazu gehört neben der Bearbeitung von Bewerbungs-, Einstellungs- und Freistellungverfahren ebenso die von Urlaubsanträgen, oder die Nutzung von firmeneigenen Fahrzeugen und Kommunikationsmitteln durch die Mitarbeitenden. Mehr noch: Auch die Lohnbuchhaltung lässt sich an die digitale Personalakte anbinden.

Durch ihre problemlose Anbindung an vorhandene Systeme ist die Lösung sofort einsetzbar. Im Falle der Schluchseewerk AG wurden beispielsweise die bestehenden Stammdaten direkt aus SAP HCM übernommen und den digitalen Personalakten zugeordnet. Um künftig nicht nur neue Personalakten in digitaler Form vorhalten und bearbeiten zu können mussten natürlich auch die ca. 1000 bestehenden Personalakten der Schluchseewerk AG digitalisiert und deren Inhalte in die neuen, digitalen Formate überführt werden. Hierfür wurden die bestehenden Personalakten vom Digitalisierungsservice der CTO Balzuweit GmbH gescannt und in eine sog. Komfortakte überführt. Diese verfügt bereits über Dokumentenregister und klassifizierte Belegarten und ist so aufgebaut, dass sie nahtlos in die neue Lösung übernommen werden kann.

Neue Akten oder Dokumente können künftig durch das zusätzliche Modul CLARC Office capture direkt aus den Microsoft Office Anwendungen, dem Windows-Explorer oder über einen virtuellen Drucker effizient erfasst, verarbeitet und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden. Bei der Schluchseewerk AG ist die digitale Personalakte damit die zentrale Drehscheibe für das Handling jeglicher Dokumente des Personalmanagements.

Die im Projekt benötigten internen Kapazitäten stellen für die meisten mittelständischen Unternehmen die größte Projekthürde dar. Um die digitale Personalakte optimal auf die Anforderungen der Schluchseewerk AG anzupassen, wurden in einem gemeinsamen Workshop zunächst die gewünschten Anforderungen, Funktionen, Workflows, Berechtigungen usw. erörtert und definiert.

Es stellte sich jedoch schnell heraus, dass vor allem das definierte Berechtigungskonzept noch viel detaillierter gestaltet werden musste als zu Beginn geplant. Teilweise mussten Berechtigungen sogar bis auf die Dokumentenebene heruntergebrochen werden. Da sich somit auch der Umfang des Projekts im Laufe der Zeit erweiterte, musste auch der geplante Budget- und Zeitrahmen entsprechend angepasst werden.

In gemeinsamen Terminen und Gesprächen wurde daher von beiden Seiten nach Lösungen gesucht, um die Anforderungen entsprechend umsetzen zu können. Zur besseren Koordination wurden schließlich regelmäßige Jour Fixe abgehalten. Dieser stetige Austausch und die Einführung von Listen mit offenen Punkten erleichterte die Zusammenarbeit zwischen der Schluchseewerk AG und der CTO Balzuweit GmbH.

Alle beteiligten Personen hatten dadurch jederzeit einen Überblick zum Stand des Projektes. Als besonders hilfreich stellte es sich dabei für die Schluchseewerk AG heraus, IT-Experten hinzuziehen, damit Kunde und Lieferant die gleiche Sprache sprechen.