CTO führt die digitale Rechnungsbearbeitung bei der Harburg-Freudenberger Maschinenbau GmbH ein
Der Kunde
Seit die Harburger Eisenwerke AG im Jahr 1855 gegründet wurde, hat sie sich zum Vorkämpfer in der Entwicklungsforschung und Herstellung von Spezialmaschinen für Gummi-, Reifen- und Speiseölhersteller auf dem globalen Markt entwickelt. Als Teil der Possehl-Gruppe hat sich die HF GROUP durch Akquisition der Farrel Corporation (US/UK) und der Pomini-Mixing Technologie (Italien) als globaler Player in der Reifenindustrie behauptet.
Die Highlights
Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick
Umsetzung komplexer Freigabeprozesse
Nachhaltigkeit durch papierlose Bearbeitung
Abbildung aller buchhalterischen Prozesse
Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
(vor allem während der pandemiebedingten
Homeoffice Phasen)
Die Harburg-Freudenberger Maschinenbau GmbH (HF GROUP) ist ein traditioneller, international tätiger deutscher Hersteller von Spezialmaschinen zur
industriellen Herstellung von Gummimisch-, Kautschuk- und Speiseölprodukten. Zu den Produkten zählen Reifenaufbaumaschinen und -heizpressen, Speiseöl-
veredelungssysteme, Schneckenpressen für die Ölsaatenverarbeitung, Ölsaatenpressung, Rohölraffination sowie spezielle Pressen für tierische Abfälle oder
Sonderanwendungen im Entwässerungsbereich. Dabei schätzen Verbraucher und Kunden auf der ganzen Welt vor allem die deutsche Ingenieurskunst. Keine Maschine oder Service der HF GROUP ist dabei von der Stange. Alle Maschinen sind maßgeschneidert und genau auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden abgestimmt.
Als Weltmarktführer im Bereich der Reifenproduktionsanlagen ist die HF GROUP neben dem Hauptsitz in Hamburg auch an weiteren Standorten in Italien, Kroatien, der Slowakei, Großbritannien, Spanien und den USA vertreten und sorgt mit dem weltweiten Standortnetzwerk dafür, dass die produzierten Maschinen nicht still stehen. Damit die HF GROUP auch in Zukunft Vorreiter in der Entwicklungsforschung und Herstellung von Spezialmaschinen für Gummi-, Reifen- und Speiseölhersteller bleibt, braucht es neben dem Willen zur ständigen Innovation auch effiziente Prozesse. Wie die Herstellungsprozesse von Maschinen sollten daher auch die buchhalterischen Prozesse bei der HF GROUP optimiert und in die digitale Welt überführt werden.
Die Herausforderung
Gesucht: Digitale Rechnungsbearbeitung
Der Umzug in ein neues Firmengebäude gab den Startschuss für die Digitalisierung diverser Arbeitsprozesse. Effizienteres, schnelleres, transparentes und papierloses Arbeiten war das Ziel. Die digitale Bearbeitung der Eingangsrechnungen sollte dazu einen großen Beitrag leisten. Dazu wurden Erfahrungen aus der Gruppe eingeholt, Anbieter verglichen und schließlich zwei Kennenlern-Workshops durchgeführt. Mit CLARC Invoice for SAP, der Software made in Germany erfüllte die CTO Balzuweit GmbH die Anforderungen von HF GROUP an eine digitale SAP gestützte Rechnungsverarbeitung und bekam daraufhin den Zuschlag.
CLARC Invoice for SAP unterstützt und beschleunigt den kompletten Erfassungs- und Bearbeitungsprozess von Rechnungen im Einkauf und der Kreditorenbuchhaltung: vom Scannen und Auslesen der Rechnung, deren Archivierung in beliebigen Archivsystemen und Verknüpfung mit dem SAP Businessobjekt über den Rechnungsfreigabe-Workflow bis hin zum Buchen in SAP.
Die Bearbeitung von Rechnungen erfolgt somit auf ganz einfache und komfortable Weise und das Rechnungsoriginal ist immer nur einen Klick entfernt. CLARC Invoice for SAP ist das intelligente Rechnungseingangsbuch und damit die zentrale Übersicht in SAP über alle im Unternehmen kursierenden Rechnungen.
Nachdem die Entscheidung für die CTO Balzuweit GmbH und CLARC Invoice for SAP gefallen war, sollte nun auch zeitnah die Implementierung der Software erfolgen. Aufgrund der Covid-Pandemie verzögerte sich der Start des Projekts jedoch. Dank des Best Practice-Ansatzes der Softwarelösung konnte diese dennoch nach nur fünf bis sechs Monaten Projektlaufzeit bei der HF GROUP live gehen.
Neben dem Projektleiter der CTO Balzuweit GmbH waren während der Einführungsphase auch Mitarbeiter:innen aus der Buchhaltung, der Einkaufsabteilung sowie aus den Bereichen IT und SAP von der HF GROUP in das Projektteam eingebunden. Mit der Bereitstellung zweier virtueller Server und deren Einrichtung durch die CTO Balzuweit GmbH wurden zunächst die technischen Voraussetzungen für die Durchführung des Projekts geschaffen.
Anschließend erfolgte mithilfe des Projektleiters der CTO Balzuweit GmbH zunächst eine Schulung der Mitarbeiter:innen aus dem Einkauf. Die neue Art der digitalen Rechnungsverarbeitung war bei der HF GROUP (am Standort Hamburg) jedoch komplett neu und die Veränderungen betrafen nahezu alle Mitarbeiter:innen (circa 250 am Standort Hamburg). Damit sich aber möglichst alle Mitarbeiter:innen der HF GROUP schnell mit der neuen Anwendung vertraut machen und selbstständig mit ihr arbeiten können, folgten daher weitere interne Schulungen. Zusätzlich wurde ein Handbuch und Tutorials zur Verfügung gestellt, sodass die problemlose Nutzung der Software nicht nur in der Einführungsphase, sondern auch nach Projektabschluss gewährleistet ist.
Durch die vorhandenen Standard-Schnittstellen der Softwarelösung war die Anbindung an bestehende Systeme problemlos möglich, sodass CLARC Invoice for SAP nun vollumfänglich in das SAP-System der HF GROUP integriert ist und sämtliche buchhalterischen Workflows abbildet.
Das Fazit
Nachdem die Lösung zur digitalen Rechnungsbearbeitung bei der HF GROUP nun schon einige Monate im Einsatz ist, läuft die Anwendung so rund, dass Sie der zentrale Dreh- und Angelpunkt für die Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen geworden ist.
Die circa 250 Mitarbeiter:innen am Standort Hamburg profitieren zusätzlich von dem intuitiven System und seinem übersichtlichen Dashboard. Durch die vielseitigen Filter- und Sortierungsmöglichkeiten gewinnen sie sofort den Überblick und können sogleich wichtige Entscheidungen zur weiteren Bearbeitung oder gezielten Auswertung treffen. Skontoverluste oder unbearbeitete Rechnungen gehören so der Vergangenheit an.
Gerade während der pandemiebedingten Homeoffice-Phasen war es von Vorteil, dass Rechnungen standortunabhängig aufgerufen und bearbeitet werden konnten.
Nicht zu vergessen ist neben all den technischen und wirtschaftlichen Verbesserungen auch der Beitrag zur Nachhaltigkeit, den die HF GROUP durch die Einführung einer Lösung zur digitalen Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen leistet. Durch die digitale Ver- und Bearbeitung der Rechnungen kommt man dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher.
Das Ziel des Projektes, die digitale Bearbeitung der Eingangsrechnungen auf schnelle und transparente Weise für alle Mitarbeiter:innen am Standort Hamburg, konnte durch die gute Zusammenarbeit zügig erreicht werden. Zusätzlich schätzte man bei der HF GROUP insbesondere die kompetente Unterstützung in der Projektphase und die anschließende Hilfe bei auftretenden Fragen. Da die Planung und Umsetzung durch die CTO Balzuweit GmbH zum richtigen Zeitpunkt erfolgte, wurden die Erwartungen der HF GROUP an das Projekt also voll erfüllt.
Daher ist es nur logisch, dass eine Ausdehnung der Anwendung und die Anbindung der weiteren internationalen Standorte der HF GROUP durch die CTO Balzuweit GmbH bereits geplant und in Vorbereitung ist.
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