Alles in SAP

Die manroland Goss web systems GmbH ist ein bekanntes Unternehmen in der Druck- und Medienindustrie: Das Angebot umfasst Rollenoffset-Equipment und Serviceangebote. Als global agierendes Unternehmen mit weltweit rund 1000 Mitarbeiter ist das Unternehmen auf eine moderne Infrastruktur im IT-Bereich angewiesen. Bedingt durch die internationale Auslegung steigen die Ansprüche auch im Bereich Digitalisierung: Vor allem bezüglich des Zugriffs auf Dokumente und deren revisionssichere Archivierung.

Seit dem Start im Jahr 2004 wurden über die Jahre mehr und mehr SAP-Systeme bei manroland Goss integriert. Waren sie ursprünglich hauptsächlich im Bereich Einkauf und Qualitätsmanagement im Wareneingang zu finden, wurden seit dem Jahr 2015 auch das Materialmanagement und das Lager (Elektronisches Warehouse Management) – der komplette Service und die Produktion – in einem Komplettprojekt nach dem Greenfield-Ansatz umgesetzt. Das Archiv wurde zum damaligen Zeitpunkt allerdings unberührt gelassen. Seitdem wurde die Systemstrategie fortgeführt: „Unsere Strategie ist: All in SAP. Und deswegen werden unsere User künftig nicht mehr SAP verlassen, um irgendwelche Dokumente anzuschauen“ erklärt Walter Stangl, Projektleiter SAP Prozessentwicklung, SAP CS/MM/PS/PP bei manroland Goss.

Das Altsystem war bei manroland Goss bereits viele Jahre im Einsatz, sodass zu Beginn des Projekts nicht ganz klar war, wie viele und welche Dokumente überhaupt migriert werden sollten. Es befanden sich verschiedene Dokumentarten und -typen aus verschiedenen Quellen im Altarchiv, weswegen die größte Herausforderung vor allem darin bestand, eine Migrationsstrategie zu entwickeln. Letztlich hatte sich herausgestellt, dass über zwei Millionen Dokumente von der Migration betroffen waren. Zusätzlich wurden etwa 455 verschiedene SAP-Objekte identifiziert, die mit Dokumentarten verknüpft sind. Das Archiv hat einen Umfang von etwa zwei Terrabyte.

Die Lösung: Schlankes Archiv und neue Scanstrecke
Im April 2019 wurden die SAP-Systeme vom Hoster ins eigene Rechenzentrum umgezogen und damit der Grundstein für die hausinterne Archivierung geschaffen. Beim ersten gemeinsamen Kickoff des Projekts von manroland Goss und CTO ging es vor allem um eine generelle Bestandsaufnahme, die einen Überblick über folgende Fragen verschaffen sollte: Was für Dokumente befinden sich im Altsystem? Welche Dokumente müssen überhaupt migriert werden? Aus welchen Quellen stammen diese? Als die wichtigsten Kennzahlen feststanden, wurde ein Plan aufgestellt und parallel wurde bereits ein Speicher-Container, ein Silent Brick der Firma FAST LTA, installiert.

Als Archivsystem entschied man sich für das CLARC Archive for SAP. Dabei handelt es sich um eine hochperformante und revisionssichere Archivlösung, die sich problemlos in die bestehende SAP-Umgebung einfügt. Zur besseren Handhabung wurde das CLARC Archive for SAP auf einem virtuellen Server installiert und im Anschluss mit dem Silent Brick verbunden. So konnte eine erste Grundeinrichtung durchgeführt werden und die SAP-Systeme waren bereits in der Lage, Verbindung mit der Archivlösung aufzunehmen.

Parallel dazu wurden die Scanstrecken eingerichtet. Auch hier erfolgte im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme, die zeigen sollte, welche Dokumente mit welchen Szenarien gescannt werden. manroland Goss verfügte über unterschiedliche Generationen von Scannern, die an das Archiv angebunden werden mussten. Dank der Kompatibilität der modular aufgebauten Scan-Lösung CLARC Scanwar diese Aufgabe jedoch lösbar.

Die Szenarien wurden auf der Plattform eingerichtet und im gleichen Zug wurden auch bereits die ersten Tests gemacht, sodass technisch sehr schnell ein lauffähiges System zur Verfügung stand. Nachdem die ersten Tests erfolgreich waren, wurden die laufenden Dokumente unmittelbar in das neue System übernommen. Dadurch konnten die alten Scanclients zügig abgelöst werden.

Die Umsetzung der Scanstrecken sorgt bei manroland Goss für große Zufriedenheit: „Wir haben im Bereich Scannen mit Barcodeerkennung von Lieferscheinen, die dann Eingang finden in SAP, schon anspruchsvolle Anwendungen im Bereich Scannen und diese konnten wir mit der Anwendung gut umsetzen“ resümiert Walter Stangl. Trotz starker Einspannung in weitere Projekte attestieren die Kollegen von manroland Goss CTO sehr gute Fachkompetenz. In der Not wurde auch mal Zeit freigeschaufelt um eine Hürde zu nehmen. „Die Chemie hat auch gepasst“ ergänzt Ivo Kvocic.

Nach erfolgreicher Installation und Einrichtung des Archivs wurde manroland Goss von CTO ein Migrationstool zur Verfügung gestellt. Damit können alle SAP-Dokumente, die in verschiedenen Archivsystemen liegen, auf das CLARC Archive for SAP migriert werden. So wurde dem Team von manroland Goss ein Werkzeug an die Hand gegeben, um die Migration selbst durchzuführen. Die Einrichtung erfolgte gemeinsam, auch wurden erste Tests zusammen durchlaufen, um mögliche Nachjustierungen umsetzen zu können. Ein Leitfaden wurde ebenfalls ausgehändigt, der die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfasst. Durch die inhouse umgesetzte Migration spart manroland Goss Beratungsaufwände und hat das Timing selbst in der Hand.

Die Migration selbst erfolgt nach Dokumentenarten in definierten Blöcken: Nach der Anpassung des Customizings laufen alle neu eintreffenden Dokumente ins neue Archiv, während das manroland-Team gleichzeitig beginnt, Dokumente des gleichen Typs zu migrieren. Dadurch läuft die Migration unbemerkt im Hintergrund ohne Beeinträchtigung der Anwender.

Das Customizing ist bei der Migration grundsätzlich ein wichtiges Thema, bei dem es noch den ein oder anderen extra Tipp gab: So lenkte Hans Braun, der die Projektumsetzung seitens CTO im Fall manroland Goss betreute, gezielt den Blick auf die in der Vergangenheit vorgenommenen Einstellungen. „Wir hatten im Customizing Einstellungen, die wir gar nicht benötigten. Das betraf weniger Dokumente, eher angebundene Content Repositories oder Verbindungen zu anderen Systemen. Auch hier wurde gehandelt“ erzählt Ivo Kvocic. Das schafft mehr Klarheit im System.