Der Kunde

Seit über 130 Jahren stellt die Dinkelacker Schwaben-Bräu GmbH & Co. KG mit viel Liebe zur Braukunst nach traditionellen Rezepturen ganz besondere Biere her – mit Kreativität und Leidenschaft schaffen die Braumeister immer wieder neue Spezialitäten.

Die Highlights

Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick

Schnelle Einführung der Invoice-Lösung nach Best Practice

Ressourcenschonende Nutzung der IT-Infrastruktur durch CLARC Plattform

Erweiterung der Anforderungen problemlos im Projekt mit umgesetzt

Gute und rasche Umsetzung der Pilotprojekte

Mehrwert im SAP-System: Aktualisierung der Buchungstransaktionen in SAP

Ablösung des Altarchivs in Planung

Das Projekt

Seit über 130 Jahren gilt die Brauerei Dinkelacker im Stuttgarter Raum als feste Institution, wenn es um Bier geht. Der Idee von Gründer Carl Dinkelacker, ein qualitativ hochwertiges Bier aus regionalen Zutaten zu brauen, ist das Unternehmen bis heute treu geblieben. So traditionell das Familienunternehmen auch geblieben ist – seit dem ersten Ausrollen der Pferdewagen hat sich vieles verändert und aus der ehemals kleinen Brauerei ist ein modernes Unternehmen geworden, das den Herausforderungen der Digitalisierung entgegensieht.

So auch im Bereich der Rechnungseingangsbearbeitung. Um Zeit- und Verwaltungsaufwände zu reduzieren, wollte Dinkelacker die bisher extern erfolgte Digitalisierung und Archivierung der jährlich ca. 20.000 Eingangsrechnungen ins eigene Haus zurückholen. Man erhoffte sich durch den digitalen Workflow nicht nur den Papierfluss zu minimieren, sondern auch Fehler bei der Rechnungsbearbeitung zu reduzieren. Zusätzlich sollte mehr Transparenz, über die noch nicht bearbeiteten Rechnungen geschaffen werden, um Zahlungsfristen zukünftig besser überprüfen und einhalten zu können.

Die Herausforderung

Gesucht: digitale Rechnungsbearbeitung in SAP
Die CTO Balzuweit GmbH hatte in der Vergangenheit immer wieder in Kontakt mit Dinkelacker gestanden, aber erst Mitte des Jahres 2018 ergab sich die Gelegenheit zu einem gemeinsamen Projekt: Dinkelacker betraute CTO mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsbearbeitung. Diese sollte die Verarbeitung von Eingangsrechnungen innerhalb von SAP ERP ermöglichen. Mit CLARC Invoice for SAP bot die CTO hier das optimale Produkt. Die SAP integrierte durchgängige Lösung deckt den gesamten Rechnungseingangsprozess ab: Scannen der Papierrechnungen oder der direkte Import per E-Mail eingehender digitaler Rechnungen, das automatische Auslesen sowie der Freigabeworkflow inklusive Kontierung und Buchung. Die gewonnene Transparenz im Prozess und die aktive Unterstützung der Anwender durch digitale Assistenten wie beispielsweise zur Erkennung von Doppelrechnungen oder der Vorschlag von Kontierungen sind dabei nur einige der zahlreichen Vorteile die CLARC Invoice for SAP bietet.

Da Dinkelacker bereits über ein elektronisches Archiv verfügte, lautete die ursprüngliche Aufgabenstellung, die Rechnungseingangslösung an das vorhandene Archiv anzubinden. Doch im Projekt begann das Vorhaben am Altarchiv festzuhalten zu bröckeln: Die Ablage der verarbeiteten Eingangsrechnungen im vorhandenen Archiv wurde durch eine Schwäche in der SAP Anbindung erschwert. Zusätzlich wurde seitens Dinkelacker eine webbasierte Index-Recherche gewünscht, welche das alte Archivsystem jedoch nicht ermöglichte. Da sich die Anforderung und die ursprünglich anvisierte Anbindung nicht wie geplant umsetzen lies, stellte die CTO eine weitere Lösung vor, die zu einem schnellen Erfolg führen sollte: den CLARC Archive for SAP – ihre SAP zertifizierte Archivlösung. Zusammen mit CLARC Archive for SAP konnte damit vom Rechnungseingang bis zur Archivierung eine durchgängige SAP integrierte Lösung umgesetzt werden, welche die Bedürfnisse von Dinkelacker optimal abdeckt.

Die Lösung

Das erste Projektziel – die Einführung der Invoice-Lösung CLARC Invoice for SAP – wurde auf Grund des Best-Practice-Ansatzes der Lösung rasch und innerhalb des geforderten knappen Zeitraumes erreicht. Die modulare Lösung gliedert sich auf Grund der Standard-Schnittstellen nahtlos in SAP ein und ist damit in kürzester Zeit einsatzbereit. Somit bildet CLARC Invoice for SAP nun die Basis für die Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen.
Zudem bestand noch die Anforderung, dass beliebige Dokumente gescannt und anschließend in PDF konvertiert werden können. Zu diesem Zweck wurde CLARC Scan, die leistungsstarke Scan-Applikation von CTO eingeführt. Diese verarbeitet neben Rechnungen auch jene Dokumente, welche als Anlage-PDF archiviert oder im Filesystem abgelegt werden sollen.
Die Ablage der Daten erfolgt zentral auf dem CLARC Archive for SAP. Die modulare Archivierungslösung der CTO ermöglicht die Archivierung von Daten nach SAP ArchiveLink Standard und ist durch SAP zertifiziert. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt direkt aus der SAP GUI heraus, sodass kein Absprung aus der gewohnten SAP-Umgebung notwendig ist. Bei der Einführung im Hause Dinkelacker handelte es sich um ein Pilotprojekt für den Content Server, das jedoch zügig umgesetzt werden konnte. Mit dem CLARC Archive for SAP steht Dinkelacker nun eine schlanke, hochperformante und zukunftssichere Archivlösung zur Verfügung, die optimal auf die Bedürfnisse einer Archivierung in Verbindung mit SAP angepasst ist. Hier werden momentan alle neuen Unternehmensdokumente abgelegt, eine Ablösung des Altarchivs ist bereits in Planung. Die physikalische Ablage erfolgt auf einem Silent Cube der Firma Fast LTA und stellt damit auch auf Hardware Seite eine unveränderbare Ablage sicher.

Dokumente suchen: mit dem CLARC SEARCH CENTER
Mit der Implementierung der Rechnungseingangsverarbeitung wurde die Basis für einen elektronischen Rechnungsprüfungsworkflow bei Dinkelacker geschaffen. Es gab jedoch ein zweites Projektziel, das während der Laufzeit an Bedeutung gewann: Die Recherche nach archivierten Dokumenten sollte komfortabler gestaltet werden und sowohl im GUI als auch außerhalb von SAP möglich sein.
Zu diesem Zweck wurde in einem weiteren Projekt das CLARC Search center implementiert. Dieser Client ist eine Web-Anwendung, welche auf SAP UI5 basiert (FIORI). Mit dessen Hilfe sind die Anwender in der Lage, aus einer eigenen Recherche-Oberfläche heraus nach Rechnungsbelegen zu suchen – auch ohne SAP User. Die Oberflächen sind dabei vollständig nach Kundenforderung einstellbar. Dadurch wurden im Search Center über Customizing die gewohnten Bearbeitungsmasken analog der Vorgängerlösung eingestellt. Zusätzlich wurden die Masken noch um weitere Felder und Funktionen erweitert, die es im alten Archiv so nicht gab, wodurch die Indexierung vervollständigt wurde.

Die Umsetzung

Die im Projekt benötigten internen Kapazitäten stellen für die meisten mittelständischen Unternehmen die größte Projekthürde dar. Obwohl sich der Umfang des Projekts im Laufe der Zeit erweiterte, kam man mit den ursprünglich anvisierten internen Ressourcen – trotz paralleler Projekte – zurecht.

Ein stetiger Austausch über Projektlisten erleichterte die Zusammenarbeit zwischen Dinkelacker und CTO. Alle beteiligten Personen hatten jederzeit einen Überblick zum Stand des Projektes. Besonders positiv war es für Dinkelacker, dass das komplette Projekt durch einen Berater der CTO implementiert wurde. Zudem konnten viele Arbeiten remote durchgeführt werden, wodurch die Termine vor Ort sehr effektiv verliefen.

Das Fazit

Nach nunmehr einem Jahr produktivem Einsatz kann man sagen, dass durch den Freigabeworkflow der digitalen Rechnungen die Durchlaufzeiten deutlich reduziert werden konnten. Neben der schnelleren Verarbeitung und rechtssicheren Archivierung von Rechnungseingangsbelegen profitiert Dinkelacker heute zusätzlich von komfortablen Recherche-Möglichkeiten. Unterschiedlichste Suchoptionen, auch außerhalb von SAP, erhöhen deutlich die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter. Durch den sofortigen Rücklauf freigegebener Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung ist es für Dinkelacker nun viel einfacher Zahlungsfristen einzuhalten und somit möglichst alle Skontovorteile zu nutzen.

Aber auch die Mitarbeiter von Dinkelacker sind nun flexibler. Sie werden per Mail über anstehende Freigaben informiert und müssen nicht mehr zwingend im Haus sein, um Rechnungen freizugeben. Auch durch die Übernahme gewohnter Index-Masken und die Bearbeitung der Rechnungsbelege in der vertrauten SAP-Umgebung, ist die Akzeptanz der Mitarbeiter hinsichtlich der neuen Systeme entsprechend hoch.

Es gibt zudem noch einen weiteren Mehrwert, den Dinkelacker für sich in Anspruch nehmen kann. Bisher erfolgten die Buchungen mit der mittlerweile veralteten SAP-Transaktion FB01. Die neue Lösung CLARC Invoice for SAP nutzt zur Buchung die aktuellen SAP Standard BAPIs und bietet Absprünge in die aktuellen SAP Transaktionen wie bspw. FB60 oder MIRO.

Die Anwendung läuft heute so rund, dass eine Ablösung des Altarchivs in Planung ist. Zudem ist für das Jahr 2020 bereits die Archivierung von Ausgangsrechnungen mit E-Post Anbindung aus SAP angesetzt und weitere Belegarten werden folgen.

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