Der Kunde

Die Filtration Group GmbH (ehemals MAHLE Industriefiltration GmbH) bietet Filter, Geräte und Anlagen für die Reinigung und Aufbereitung von industriellen Ölen und Schmierstoffen, Luft und Gasen sowie Wasser für Industriebetriebe, Energieerzeuger und den Schiffbau. Das Unternehmen beschäftigt rund 900 Mitarbeiter an Standorten in Deutschland, den Niederlanden, Frankreich, Rumänien, den USA, Japan und China.

Die Highlights

Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick

Full Service vom Scan bis zu Buchung und Archivierung

Alle Lösungen und Services aus einer Hand

Komplett digitaler Workflow für die Invoice-Verarbeitung

Automatische Rechnungsprüfung

Zuordnung, Prüfung, Freigabe und Buchung in SAP

Leistungsfähiges Archivsystem

Das Projekt

Als international agierendes Unternehmen mit mehreren Standorten muss die Finanzbuchhaltung der Filtration Group GmbH zahlreiche Eingangsrechnungen verarbeiten – derzeit ca. 30.000 pro Jahr. Natürlich soll das elektronisch geschehen – papierbasierte Prozesse wären dafür viel zu aufwendig. Eingehende Rechnungen sollen digitalisiert, elektronisch geprüft, in das ERP-System importiert und an die zuständigen Bearbeiter zur Freigabe weitergeleitet werden. Gleichzeitig sollten die Rechnungen rechtssicher archiviert.

Die Herausforderung

Um das Projektziel zu erreichen, waren allerdings einige Hürden zu überwinden. Denn die Filtration Group GmbH, die Ende 2016 aus der Übernahme der Industriefiltersparte des MAHLE-Konzerns durch die US-amerikanische Filtration Group hervorgegangen war, musste erst die dafür nötige IT-Infrastruktur aufbauen. Vorher hatte MAHLE Digitalisierung und Archivierung für die meisten Standorte als zentrale Dienstleistung übernommen. Das neu entstandene Unternehmen wollte einen eigenen elektronischen Rechnungs-Workflow implementieren. Außerdem sollten im Rahmen der Ausgliederung und Konsolidierung der zuvor genutzten ERP-Systeme aus der MAHLE-IT („Carve-out“) auch die bereits archivierten Dokumente der betroffenen Standorte aus dem Archiv von MAHLE in ein neues Archivsystem übertragen werden.

Die Lösung

Die Filtration Group GmbH suchte bereits 2017 nach einer geeigneten Lösungen und kompetenter Unterstützung. Die Wahl fiel auf CTO Balzuweit. Mit CLARC Invoice for SAP bietet das Stuttgarter Systemhaus eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung für höchste Ansprüche, die den kompletten Erfassungs- und Bearbeitungsprozess im Einkauf und der Kreditorenbuchhaltung abbildet. Das Archivsystem EASY ENTERPRISEx von CTO-Partner EASY Software AG gewährleistet die revisionssichere Aufbewahrung aller Dokumente und jederzeit schnellen Zugriff darauf. Darüber hinaus übernimmt CTO auch die Digitalisierung der eingehenden Rechnungsdokumente im hauseigenen Scan-Service: Von der Anlieferung der Belege, der Verarbeitung von E-Mail Rechnungen über die Erkennung und Nachbearbeitung bis zum Import der fertigen Daten in den SAP Prozess.

„Von CTO erhalten wir alle benötigten Lösungen und Dienstleistungen aus einer Hand“, begründet Bernd Friedrich, Global IT Manager der Filtration Group GmbH, diese Entscheidung. „Wir hatten in der Vergangenheit bereits gute Erfahrungen mit CTO-Lösungen gemacht. Außerdem wussten wir, dass CTO auch das Archiv von MAHLE betreut und dieses System daher bestens kennt.“

Die Umsetzung

Im Oktober 2017 erhielt CTO den Auftrag, Rechnungsverarbeitung und Archivsystem zu implementieren. Die anspruchsvolle Vorgabe: Die Rechnungsprüfung sollte schon mit Beginn des neuen Geschäftsjahrs im Januar 2018 verfügbar sein. „Die Herausforderung war, trotz knapper personeller Ressourcen den Termin zu halten“, erinnert sich Bernd Friedrich. „Unsere Buchhaltung war mit der FiBu-Umstellung ausgelastet und die IT-Abteilung mit dem Carve-out.“ Aus Zeitgründen wurde auf eine langwierige detaillierte Planung verzichtet und gemeinsam mit CTO ein pragmatischer Best-Practices-Ansatz umgesetzt. In einer ersten Projektphase wurden pünktlich zum 1. Januar die Standorte in Deutschland und den Niederlanden mit CLARC Invoice for SAP ausgestattet. Frankreich und Rumänien sollen 2019 folgen.

Reibungsloser Umzug
Anschließend wurde bis April 2018 der „Carve-out“ einschließlich des Umzugs der Archivdaten abgeschlossen. Nach der Übernahme durch die Filtration Group hatte zunächst das MAHLE-Rechenzentrum die Server von ERP- und Archivsystem weiter betrieben. Gemeinsam mit den Experten von CTO baute das IT-Team der Filtration Group GmbH bei ihrem neuen IT-Dienstleister Allgeier SE eine Kopie der Server auf, richtete dort die neuen Systeme ein und übertrug die archivierten Daten der europäischen Standorte – ca. 600.000 Dokumente, größtenteils Rechnungen, mit einem Volumen von 45 Gigabyte – ins neue Archiv. Nach ausführlichen Tests konnte der finale „Carve-out“ planmäßig durchgeführt werden.

CTO sorgte dabei insbesondere auch für eine enge Abstimmung zwischen den beteiligten Teams von MAHLE, der Filtration Group GmbH und Allgeier – denn angesichts des engen Zeitplans mussten alle Rädchen perfekt ineinander greifen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. „Die Zusammenarbeit war und ist ausgezeichnet. Die Experten von CTO sind sehr professionell und flexibel“, lobt Global IT Manager Friedrich. „Das Projekt lief bemerkenswert reibungslos – wir konnten alle Ziele termingerecht erreichen.“

Das Fazit

Heute unterstützt und beschleunigt ein komplett digitaler Workflow standortübergreifend die Rechnungsverarbeitung bei der Filtration Group GmbH. Während die ausländischen Standorte das Scannen der Belege und die Verarbeitung der Daten selbst übernehmen, vertraut die Filtration Group in Deutschland auf den Rundumservice der CTO: Eingehende Rechnungen werden durch den Digitalisierungsservice gescannt und an CLARC Invoice for SAP übergeben.
Die Lösung validiert die Rechnung, übernimmt sie ins ERP-System, ordnet sie automatisch Sachkonten oder Bestellpositionen zu und überprüft nach steuerrechtlichen Vorgaben. Nahtlos integriert in SAP, bietet CLARC Invoice for SAP eine zentrale Übersicht über alle vorhandenen Rechnungen, unterstützt Freigabeprozesse und Buchung und sorgt zudem für Workflow-Dokumentation und Archivierung.

„Wir haben gemeinsam mit CTO in kurzer Zeit einen stabilen und effizienten Prozess für die elektronische Invoice-Verarbeitung realisiert“, resümiert Global IT Manager Bernd Friedrich. „Die ersten Ergebnisse sind vielversprechend. Vor allem in den internationalen Standorten, die bisher keine automatische Rechnungsprüfung hatten, erwarten wir deutliche Produktivitätsgewinne. Und das Potenzial der Lösung ist noch gar nicht ausgeschöpft.“ Als nächstes will Bernd Friedrich den Freigabe- und Buchungsprozess noch stärker automatisieren. Außerdem sollen schrittweise weitere ERP-Daten ins Archiv überführt werden, um Systeme zu konsolidieren und die Audit-Sicherheit zu erhöhen.

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