Seit vielen Jahren optimiert FESSMANN Rechnungs- und Archivierungsprozesse sukzessive mit unseren CLARC Lösungen. Immer im Fokus: Automatisierungspotenziale erkennen und eine clevere Infrastruktur mit Weitblick aufbauen.
Der Kunde
Die FESSMANN GmbH und Co KG mit Sitz in Winnenden-Birkmannsweiler wurde 1924 von Wilhelm Fessmann gegründet und befindet sich bis heute in Familienbesitz. Aktuell wird das Unternehmen in dritter Generation von Ulrich Fessmann und Denis Gabriel geleitet. Mit über 150 Mitarbeitern ist FESSMANN ein mittelständisches Unternehmen mit gesundem Wachstum.
Als führender Hersteller von High-Tech-Anlagen für die moderne Lebensmittelverarbeitung bietet FESSMANN weltweit Lösungen zum Räuchern, Kochen, Braten, Backen und Kühlen an. Die Anlagen kommen sowohl in Handwerksbetrieben als auch in der Industrie zum Einsatz.
FESSMANN setzt bei ihren Produkten auf kontinuierliche Weiterentwicklung und Innovation, um den steigenden Anforderungen der Lebensmittelindustrie gerecht zu werden. Als international agierendes Unternehmen legt FESSMANN dabei großen Wert auf Qualität, Zuverlässigkeit und Kundenzufriedenheit.
Die Highlights
Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick
Effizienter Rechnungsausgang + Vorbereitung E-Rechnungen
Automatisierung Rechnungseingang inkl. E-Rechnungen
Implementierung eines modernen Archivsystems
Für die Fertigung ihrer komplexen Maschinen bezieht FESSMANN täglich Teile und Komponenten von zahlreichen Lieferanten, was ein hohes Volumen an Eingangsrechnungen mit sich bringt. Der Belegfluss im ERP System war ab der Eingangsrechnung nicht digitalisiert.
Rechnungen der Kreditoren, die bereits elektronisch eingegangen waren, mussten ausgedruckt werden, um dann im System verbucht zu werden und folgten dann zur Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten einem konventionellen Ablageprozess.
Das Unternehmen nutzte bereits SAP-Systeme, benötigte jedoch eine umfassendere digitale Infrastruktur, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden
Das Projekt
Ende 2019 gab es den ersten Kontakt zwischen FESSMANN und der CTO. FESSMANN war auf der Suche nach einer Lösung zur Vereinfachung und Digitalisierung ihrer ein- und ausgehenden Rechnungsprozesse in SAP. Auch wenn aufgrund der damaligen Covid-Situation ein persönliches Kennenlernen leider erstmal nicht möglich war, merkten die Projektbeteiligten in vielen Videokonferenzen und Mails schnell, dass eine Zusammenarbeit menschlich gut passt und die Anforderungen von FESSMANN gut durch unsere Lösungen umzusetzen sind. Seitdem pflegen wir eine partnerschaftliche, produktive und zukunftsorientierte Kundenbeziehung über viele Jahre.
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs und die Automatisierung der damit verbundenen Prozesse waren das erste Anliegen mit dem FESSMANN auf uns zukam. Das Zusammenspiel zwischen Wareneingangspositionen und dem Rechnungseingang anhand verschiedener Kriterien wie Lieferantenname , Bestellnummer oder Lieferscheinnummer wurde neu strukturiert. FESSMANN gelingt es dadurch stets den Überblick über ungebuchte Rechnungen und Skontofristen zu behalten. Die Freigabe der geprüften Rechnungen ist in SAP, dank unseres Webportals aber auch außerhalb von SAP möglich. Seit Ende 2024 ist die CLARC Invoice Lösung um die Module XRechnung und ZUGFeRD ergänzt, wodurch die rechtliche Vorgabe des Empfangs elektronischer Rechnungen erfüllt ist.
Um Dokumente revisionssicher zu archivieren, implementierten wir ebenfalls unsere Lösung CLARC Archive for SAP. FESSMANN nutzt seitdem ein vollumfängliches, zertifiziertes Archivsystem. Es umfasst einerseits die Ablage und Verschlagwortung sämtlicher SAP-Dokumenteninformationen, bietet aber auch die Möglichkeit Daten außerhalb von SAP zu recherchieren. Alle relevanten Informationen stehen dabei standortunabhängig zu Verfügung.
Die Automatisierung der Ausgangsrechnung, durch CLARC E-Billing for SAP, erfolgte im Jahr 2023. Die vollständig skalierbare Lösung sorgte noch einmal für Effizienzsteigerungen und damit Kosteneinsparungen durch eine effizientere Bearbeitung. Damals schon gab es auch die ferne Aussicht auf eine kommende E-Rechnungspflicht, jedoch noch ohne konkrete rechtsverbindliche Termine. Durch die ganzheitliche Umsetzung unserer Lösung ist FESSMANN in der Lage Ausgangsrechnungen in sämtlichen gängigen und elektronischen Formaten (ZUGFeRD, XRechnung, …) ihren Kunden zu Verfügung zu stellen. So schaut FESSMANN entspannt auf den Stichtag für elektronische Ausgangsrechnungen am 1.1.2027. Die weitsichtige Planung zeichnet das Unternehmen seit jeher aus und sorgt für effiziente Planungen und kurze Umsetzungszeiträume.
Durch das systematische Vorgehen hat das Unternehmen die Digitalisierung seiner Rechnungsprozesse über Jahre zukunftssicher vorangetrieben. Gemeinsam blicken wir regelmäßig auf den aktuellen Technologie-Stand und überlegen, ob es weitere wirtschaftlich sinnvolle Potenziale zur Automatisierung und Verbesserung der Geschäftsprozesse gibt. Als mittelständisches Unternehmen verschlankt FESSMANN manuellen Aufwand und nutzt die freiwerdenden Kapazitäten der Mitarbeiter für wertstiftende Aufgaben. Die Success Story ist ein Musterbeispiel für eine kontinuierliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Vielen Dank für die Zusammenarbeit und das Vertrauen.
Kundenstimmen
Die Zufriedenheit des Kunden ist das höchste Gut. Hier ein Feedback unseres Kunden.
Zeitersparnis durch die digitale Rechnungsbearbeitung!
Als unser Projekt zu Beginn der Covid-Zeit startete, war der Bedarf noch nicht absehbar. Doch der Lockdown zeigte schnell, wie dringend eine digitale Lösung nötig war. Seit dem GoLive von CLARC Invoice bearbeiten wir Rechnungen ortsunabhängig und papierlos – das spart Zeit, vereinfacht Abläufe und macht unseren Alltag deutlich effizienter.
Verkürzte Forderungslaufzeit für Alle!
Machen Sie es wie FESSMANN
Nutzen auch Sie das volle Potenzial der Lösungen aus der Success Story.
Automatisierte Rechnungsbearbeitung wie sie sein muss. Sicher, effizient und immer aktuell.
Mit der zertifizierten Lösung CLARC Archive for SAP können Sie Ihre Dokumente und Daten revisionssicher archivieren.
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